Was kostet uns eine Stunde Stillstand? Ein Rechenweg für die Geschäftsführung

Warum überhaupt rechnen?

Weil ohne diese Zahl jede Entscheidung über IT-Sicherheit auf Bauchgefühl beruht. Die Frage „Lohnt sich eine zweite Internetleitung?“ ist nicht beantwortbar, solange niemand weiß, was die erste kostet, wenn sie ausfällt. Dasselbe gilt für Backup-Strategien, Ersatzhardware und Wartungsverträge.

Und es gibt einen zweiten Grund, der im Mittelstand oft der wichtigere ist: Die Zahl verschiebt das Gespräch. Solange IT-Sicherheit als Kostenstelle diskutiert wird, verliert sie gegen jede andere Anschaffung. Sobald eine Stunde Stillstand einen Preis hat, wird daraus eine Abwägung zwischen zwei Zahlen.

Verbreitete Branchenzahlen helfen dabei nicht. Studien, die fünfstellige Beträge je Minute nennen, stammen aus Rechenzentren und Handelsplattformen. In einem Betrieb mit 40 Beschäftigten sind sie nicht falsch, sondern unbrauchbar — und jeder im Raum weiß das, weshalb die ganze Rechnung unglaubwürdig wird.

Die fünf Posten

Rechnen Sie die eigene Zahl. Sie brauchen dafür keine Software, sondern fünf Zeilen.

Das Beispiel rechnet mit 30 von 40 Beschäftigten, die bei einem Ausfall zentraler Systeme tatsächlich betroffen sind, mit Vollkosten von 45 Euro je Stunde (also Arbeitgeberbrutto, nicht Nettolohn) und mit einem Blockadeanteil von 70 Prozent — denn niemand steht wirklich vollständig still. Allein daraus ergeben sich rund 945 Euro je Stunde, ohne einen Euro entgangenen Umsatz.

Der Posten, an dem sich die Rechnung entscheidet

Es ist der entgangene Umsatz — und zwar, weil er fast immer falsch angesetzt wird. Die naheliegende Rechnung „Jahresumsatz geteilt durch Jahresarbeitsstunden“ führt zu großen, beeindruckenden Zahlen und ist in den meisten Betrieben schlicht falsch.

Die entscheidende Frage lautet nicht, wie viel Umsatz in dieser Stunde normalerweise entsteht, sondern: Ist dieser Umsatz weg — oder kommt er später?

• Verschoben: Ein Maschinenbauer, dessen Auftragserfassung vier Stunden steht, erfasst die Aufträge danach. Der Umsatz ist nicht verloren. Verloren sind die Arbeitszeit und die Nacharbeit.
• Verloren: Ein Handwerksbetrieb, den an einem Sturmtag niemand telefonisch erreicht, bekommt diese Aufträge nicht nach. Ein Onlineshop, der nicht erreichbar ist, auch nicht.

Wer das sauber trennt, bekommt eine kleinere, aber verteidigbare Zahl. Und darauf kommt es an: Eine Zahl, die im Raum bezweifelt wird, hat keinen Wert, egal wie hoch sie ist.

Was die Rechnung gern übersieht

Drei Posten, die regelmäßig fehlen und den Wert spürbar verändern:

• Die Nacharbeit. Nach einem halben Tag Ausfall ist nicht alles wieder gut — es muss nachgetragen, nachtelefoniert und erklärt werden. Als Faustwert hat sich ein Aufschlag von etwa einem Viertel der Ausfallzeit bewährt.
• Die Führungszeit. Während eines Ausfalls arbeitet die Geschäftsführung am Ausfall, nicht am Geschäft. Das ist teure Zeit und taucht in keiner Rechnung auf.
• Der Wiederanlauf. Der Schaden endet nicht, wenn die Systeme wieder laufen — sondern wenn der Betrieb wieder im Takt ist. Wie weit die beiden auseinanderliegen können, steht in Sechs Tage Stillstand.

Umgekehrt gibt es einen Posten, den man nicht mitrechnen sollte, obwohl er verlockend ist: den Imageschaden. Er ist real, aber nicht seriös zu beziffern — und eine Rechnung mit einer geschätzten Zahl darin verliert ihre Überzeugungskraft vollständig.

Was Sie mit der Zahl anfangen

Sie ist kein Selbstzweck. Sie macht drei Entscheidungen erstmals rechenbar:

• Wie viel Ausfallsicherheit lohnt sich? Wenn eine Stunde 945 Euro kostet und eine zweite Leitung im Jahr 1.200 Euro, amortisiert sie sich mit dem ersten längeren Ausfall. Die Frage ist damit beantwortet, nicht diskutiert.
• Wie schnell muss die Wiederherstellung sein? Die Zahl je Stunde mal der realistischen Wiederanlaufzeit ergibt den Schaden eines Ernstfalls — und damit den Maßstab dafür, was eine Verkürzung wert ist.
• Was darf Betreuung kosten? Die Rechnung von unten, die wir in Was kostet IT-Betreuung? aufgemacht haben, bekommt hier ihre Gegenseite. Eine erste Hausnummer dazu liefert der Kosten-Kalkulator.

Was sollten Sie als Nächstes tun?

Nehmen Sie sich eine halbe Stunde und füllen Sie die fünf Zeilen für Ihren Betrieb aus. Sie brauchen dafür drei Angaben, die die Buchhaltung in Minuten liefert: Zahl der Beschäftigten, durchschnittliche Vollkosten je Stunde, und die ehrliche Einschätzung, wie viele davon bei einem Ausfall zentraler Systeme wirklich nicht weiterarbeiten können.

Tragen Sie das Ergebnis in die nächste Leitungsrunde. Erfahrungsgemäß ist die Zahl deutlich höher, als alle erwartet haben — und deutlich niedriger als das, was in Anbieterpräsentationen steht. Genau deshalb glaubt sie Ihnen jemand.

Wenn Sie danach wissen wollen, wie lange Ihr Wiederanlauf realistisch dauert: Das ermitteln wir mit Ihnen — wir gehen die Prozesse durch, prüfen die Sicherungen und hinterlegen, was im Ernstfall in welcher Reihenfolge zurückkommt. Den laufenden Betrieb übernehmen wir auf Wunsch als Managed Service.