Was kostet IT-Betreuung 2026? Preise, Rechenbeispiele und Kostenfallen

Was kostet IT-Betreuung 2026 auf einen Blick?

Professionelle IT-Betreuung für kleine und mittlere Unternehmen kostet 2026 bei implec zwischen 99 und 299 € je Benutzer und Monat. Der Preis hängt vom Tarif ab, also davon, wie viel Verantwortung Sie abgeben, und von der Zahl der Benutzer. Alle Preise sind netto und stammen aus unserem öffentlich einsehbaren Leistungsschein Managed Workplace (Fassung vom 26.09.2026).

Der Unterschied zwischen den Tarifen liegt weniger im Preis als in der Verantwortung. Bei Essential kümmern wir uns um die überwachten Systeme und helfen, wenn Sie sich melden. Ab Pro übernehmen wir die Betriebsverantwortung für Ihre IT. Das heißt, wir werden von uns aus tätig, überwachen zusätzlich Netzwerk und Firewall und stehen mit einer Verfügbarkeitszusage dafür ein. Shield ergänzt ein Sicherheitsprogramm mit Phishing-Simulationen, Schulungen, Notfallplänen und einer jährlichen Testrücksicherung.

Welche Abrechnungsmodelle gibt es für IT-Betreuung?

Für die laufende IT-Betreuung gibt es drei verbreitete Modelle: die Abrechnung nach Stunden, die Pauschale je Arbeitsplatz und Mischformen aus beidem. Jedes setzt andere Anreize, und das spüren Sie im Alltag.

• Nach Aufwand (Stundensatz): Sie zahlen jede Viertelstunde. Das wirkt fair, belohnt aber den Dienstleister für Störungen. Bei implec gelten 132 € je Stunde für Systemtechniker (Service-Desk, Vor-Ort-Technik), 210 € für Systemintegratoren (Server, Netzwerk, Cloud) und 300 € für Beratung, jeweils in 15-Minuten-Schritten.
• Pauschale je Benutzer (Flatrate): Ein fester Monatsbetrag deckt Betrieb, Pflege und Support ab. Der Dienstleister verdient nur dann gut, wenn Ihre IT stabil läuft. Damit sind die Interessen auf derselben Seite.
• Pauschale mit Zeitbudget: Die Pauschale enthält ein festes Kontingent an Arbeitszeit. Darüber hinaus wird nach Stundensatz abgerechnet. So arbeiten die meisten seriösen Anbieter, auch wir.

Wichtig beim Zeitbudget ist, wie die Grenze gezogen wird. Im Tarif Essential sind die 30 Minuten je Benutzer eine feste Obergrenze: Mehraufwand wird im selben Monat abgerechnet. In Pro und Shield gilt eine weichere Regel. Erst wenn der Aufwand drei Monate in Folge über 75 % des Budgets liegt, wird ab dem vierten Monat der Teil über dem Budget berechnet, und Sie werden vorher schriftlich gewarnt. Ein Beispiel: 20 Benutzer im Tarif Pro haben 30 Stunden Budget im Monat.

Ausführlich verglichen haben wir beide Modelle im Beitrag Festpreis oder Stundensatz.

Was ist im Preis enthalten und was nicht?

Der Monatspreis sagt wenig, solange unklar ist, was er abdeckt. Zwei Angebote mit demselben Betrag können sich um mehrere hundert Euro im Monat unterscheiden, weil Lizenzen, Backup oder Anfahrt einmal enthalten sind und einmal nicht.

In allen drei Tarifen enthalten:

• Microsoft-365-Lizenz (Business Standard) je Benutzer, beschafft und betreut von uns
• Virenschutz für Windows-Rechner und Server sowie Anti-Spam und E-Mail-Virenschutz
• Backup für Microsoft 365 (E-Mail, OneDrive, SharePoint, Teams) und GoBD-konforme E-Mail-Archivierung
• Überwachung und Pflege der Server, Rechner und Datensicherung über unser Monitoring, inklusive Update-Management
• Support per Fernwartung oder vor Ort, Anfahrt im Preis enthalten
• Dokumentation der wesentlichen Systeme, Zugänge und Abläufe

Nicht enthalten, in keinem Tarif:

• Hardware wie Rechner, Server oder Netzwerkgeräte (Kauf oder Miete separat)
• Branchensoftware wie ERP oder Warenwirtschaft und deren Hersteller-Support
• Bauliche Arbeiten wie Verkabelung oder Serverschrank
• Beratungs- und Projektleistungen, etwa Migrationen, Automatisierung oder neue Softwarelösungen
• Leistungen Dritter wie Internetanschluss, Telefonie-Anbieter oder Strom

Diese Grenzen sind keine Besonderheit von implec. Ein seriöses Angebot benennt sie schriftlich, statt sie im Kleingedruckten zu verstecken. Den vollständigen Leistungsumfang mit allen Zeilen finden Sie auf der Seite Managed Workplace.

Rechenbeispiele: Was kosten 10, 25 und 50 Arbeitsplätze?

Die folgenden Beispiele rechnen den Staffelpreis aus dem Leistungsschein für typische Betriebsgrößen durch. Alle Beträge sind netto und gehen davon aus, dass alle Benutzer normale IT-Benutzer sind.

Was das Zeitbudget bedeutet: 25 Benutzer im Tarif Essential haben 12,5 Stunden Arbeitszeit im Monat, im Tarif Pro 37,5 Stunden. Im Tarif Shield kosten 50 Benutzer 251,16 € je Benutzer, also 12.558 € im Monat, mit 100 Stunden Budget und dem vollen Sicherheitsprogramm.

Nicht jeder zahlt den vollen Preis: In Pro und Shield kosten Teilzeitkräfte bis 20 Wochenstunden 20 % weniger. Mitarbeitende mit sehr geringer IT-Nutzung, etwa in Produktion oder Versand, kosten 40 % weniger. Jedes weitere Postfach, zum Beispiel info@ oder buchhaltung@, kostet 35 € im Monat.

Ihren eigenen Betrag rechnen Sie in zwei Minuten mit dem Managed-IT-Kalkulator aus.

Welche IT-Kosten kommen neben der Betreuung dazu?

Neben der monatlichen Betreuung fallen drei Arten von Kosten an: Hardware, einmalige Einrichtungen und Projekte. Alle drei sollten in Ihrem IT-Budget getrennt von der Pauschale stehen.

• Hardware: Rechner, Monitore, Drucker und Netzwerkgeräte kaufen oder mieten Sie zusätzlich. Bei Kauf über implec gilt ohne Festpreisangebot der Einkaufspreis plus 35 %.
• Einmalige Einrichtungen: Für wiederkehrende Arbeiten gibt es Festpreise statt Stundenzettel. Ein neuer Arbeitsplatz mit Laptop, Microsoft 365, Verschlüsselung und Test kostet 349 €, die Übernahme der Daten vom alten Gerät 259 bis 859 € je nach Umfang, der Aufbau eines Monitors 169 €.
• Projekte: Eine Server-Migration, ein neues Netzwerk oder die Umstellung der Telefonie werden vorab mit eigenem Angebot kalkuliert.

Alle Festpreise stehen in der öffentlichen Preisliste. Für das Jahresbudget bewährt sich eine einfache Regel: Pauschale mal zwölf, dazu die geplanten Neuanschaffungen und ein Puffer für ein Projekt. Wie Sie das IT-Budget sauber aufstellen, beschreibt der Beitrag IT-Budget 2027 planen.

Wovon hängt der Preis für IT-Betreuung ab?

Der wichtigste Faktor ist die Zahl der Benutzer, danach kommt die Frage, wer die Verantwortung für den Betrieb trägt. Fünf Stellschrauben bestimmen den Betrag:

• Benutzerzahl: Ab 10 Benutzern greift in Pro und Shield der Staffelrabatt, ab 75 Benutzern auch in Essential.
• Verantwortung: Wer nur Unterstützung auf Anfrage braucht, zahlt weniger als ein Betrieb, der die komplette IT-Verantwortung abgeben möchte.
• Mitarbeitertypen: Teilzeit- und Produktionsarbeitsplätze werden günstiger berechnet als Büroarbeitsplätze.
• Servicezeiten: Standard ist Montag bis Donnerstag 8 bis 17 Uhr und Freitag 8 bis 15 Uhr. Längere Servicezeiten kosten 10 oder 20 % Aufschlag.
• Sicherheitsbedarf: Wer nachweispflichtig ist, etwa durch NIS2 oder Vorgaben des Cyber-Versicherers, braucht Leistungen wie Schulungsnachweise und Notfalltests, die erst in Shield enthalten sind.

Ein Faktor fehlt bewusst in dieser Liste: die Branche. Ein Steuerbüro und ein Handwerksbetrieb mit gleicher Benutzerzahl zahlen bei uns denselben Preis. Was sich unterscheidet, ist die Branchensoftware, und die betreuen wir auf Anfrage nach Aufwand.

Welche Kostenfallen stecken in vielen Angeboten?

Die teuersten Überraschungen stehen selten im Monatspreis, sondern in dem, was er nicht abdeckt. Fünf Fallen stecken typischerweise in Angeboten für IT-Betreuung:

• Lizenzen extra: Ein Angebot mit 60 € je Arbeitsplatz wirkt günstig. Kommen Microsoft 365, Virenschutz, Backup und Archivierung einzeln dazu, liegt der Betrag schnell deutlich höher.
• Anfahrt extra: Fahrtzeit und Kilometer werden bei vielen Anbietern je Vor-Ort-Termin zusätzlich berechnet. Klären Sie, ob die Anfahrt in der Pauschale steckt.
• Unklares Kontingent: Steht im Vertrag nur eine Stundenzahl, aber nicht, was dagegen gebucht wird, wird jede Kleinigkeit zur Abrechnungsfrage.
• Teurer Ausstieg: Manche Verträge regeln nicht, was die Übergabe an einen neuen Dienstleister kostet. Bei uns steht der Preis im Vertrag: 549 € plus 17 € je Benutzer.
• Projekte im Betrieb versteckt: Wird eine Server-Migration als „Support“ abgerechnet, sprengt sie jedes Budget. Projekte gehören vorher in ein eigenes Angebot mit Festpreis.

Wer den IT-Dienstleister wechseln will, findet den Ablauf im Beitrag IT-Dienstleister wechseln ohne Stillstand.

Woran erkennen Sie ein faires Angebot für IT-Betreuung?

Ein faires Angebot beantwortet sieben Fragen schriftlich, bevor Sie unterschreiben. Fehlt eine Antwort, fragen Sie nach.

1. Welche Lizenzen sind im Preis enthalten und welche kommen dazu?
2. Wie groß ist das Zeitbudget, und was passiert, wenn es überschritten wird?
3. Welche Reaktionszeit wird für kritische Störungen zugesichert, und gilt sie vertraglich?
4. Wird eine Verfügbarkeit zugesichert, und was passiert, wenn sie nicht eingehalten wird?
5. Ist die Anfahrt enthalten?
6. Was kostet der Ausstieg, und wie läuft die Übergabe der Dokumentation?
7. Sind die Vertragsunterlagen vor der Unterschrift vollständig einsehbar?

Den letzten Punkt halten wir für den wichtigsten. Alle unsere Vertragsunterlagen, vom Rahmenvertrag über die Leistungsscheine bis zur Preisliste, stehen öffentlich auf implec.de/vertrag. Jede Fassung ist mit einer Prüfsumme versehen, damit Sie später nachweisen können, welcher Stand vereinbart war.

Lohnt sich ein Festpreis gegenüber einem eigenen IT-Mitarbeiter?

Für die meisten Betriebe mit 10 bis 50 Arbeitsplätzen ist externe Betreuung günstiger und verlässlicher als eine eigene IT-Kraft. Ein einzelner Admin kann nicht alle Themen von Microsoft 365 über Netzwerk bis Sicherheit abdecken, ist im Urlaub oder bei Krankheit nicht da und verlässt den Betrieb irgendwann mit dem gesamten Wissen.

Hinzu kommen die Werkzeuge: Monitoring, Backup-Lösung, Virenschutz und Fernwartung kosten Lizenzen, die in einer Pauschale bereits enthalten sind. Unser Service-Desk hat seit 2002 mehr als 210.000 Tickets abgeschlossen und meldet sich im Schnitt nach 29 Minuten zurück. Diese Erfahrung kauft man mit einer Einzelperson nicht ein.

Eine eigene IT-Kraft lohnt sich meist erst in größeren Betrieben, und dann fast immer zusammen mit einem Dienstleister, der Spezialthemen und Vertretung übernimmt. Wie lange ein Betrieb nach einem Angriff stillstehen kann und was das bedeutet, zeigt der Beitrag Sechs Tage Stillstand.