IT-Kosten · Zum Mitnehmen

IT-Kosten-Checkliste für den Mittelstand

Zehn Prüfpunkte, mit denen Sie versteckte IT-Kosten in rund 15 Minuten finden. Haken Sie ab, was erfüllt ist; jede offene Stelle ist ein nächster Schritt.

• 01Lizenz-Überblick — wissen Sie, welche Lizenzen genutzt werden?Ziehen Sie einen Lizenzbericht (z. B. aus dem Microsoft-365-Admin-Center) und gleichen Sie zugewiesene mit genutzten Lizenzen ab — Ungenutztes kündigen oder umverteilen.
• 02Doppelte Tools — mehrere Programme für denselben Zweck zusammengeführt?Listen Sie je Aufgabe (Chat, Dateiablage, Videokonferenz …) die eingesetzten Tools auf — pro Zweck bleibt eines, der Rest wird konsolidiert.
• 03Cloud-Kosten — passen Ressourcen zum Bedarf, nichts läuft ungenutzt?Prüfen Sie Cloud-Ressourcen monatlich auf Leerlauf: überdimensionierte Maschinen, vergessene Testumgebungen, ungenutzter Speicher — herunterskalieren oder löschen.
• 04Wartungsverträge — für stillgelegte Geräte und Software gekündigt?Gehen Sie alle Wartungs- und Supportverträge durch und gleichen Sie sie mit dem Inventar ab — Verträge für stillgelegte Geräte und Software sofort kündigen.
• 05Alte Hardware erfasst, die mehr kostet als ein Ersatz?Inventarisieren Sie Geräte, die älter als fünf bis sechs Jahre sind, und rechnen Sie ehrlich: Stromverbrauch, Ausfälle und Support-Zeit übersteigen oft den Preis eines Ersatzes.
• 06Ausfallkosten — kennen Sie die Kosten einer Stunde Stillstand?Rechnen Sie einmal durch: betroffene Mitarbeitende mal Stundensatz plus entgangener Umsatz. Diese Zahl macht jede Investitionsentscheidung leichter.
• 07Schatten-IT — sind privat beschaffte Tools und Abos bekannt?Fragen Sie aktiv in den Abteilungen nach privat beschafften Tools und Abos — und bieten Sie einen offiziellen Weg an, Bedarf anzumelden, statt nur zu verbieten.
• 08Support-Modell — reaktive Einsätze und Festpreis verglichen?Stellen Sie die Einsätze der letzten zwölf Monate einem Festpreismodell gegenüber — reaktive Feuerwehr-Einsätze sind fast immer der teuerste Weg.
• 09Energie — laufen Server und Netzwerk energieeffizient?Messen Sie den Verbrauch im Serverraum (Strom, Kühlung) und prüfen Sie Virtualisierung oder Cloud-Verlagerung für Dauerläufer mit wenig Last.
• 10Roadmap — Investitionen über zwei bis drei Jahre geplant?Planen Sie IT-Investitionen rollierend über zwei bis drei Jahre (Hardware-Lebenszyklen, Lizenztermine, Projekte) — das verhindert teure Ad-hoc-Käufe.