IT-Budget 2027: Was jetzt in die Planung gehört — und was regelmäßig vergessen wird

Warum jetzt und nicht im Dezember?

Weil im Dezember nur noch verteilt wird, was im September beschlossen wurde. Und weil IT-Beschaffung Vorlauf braucht: Geräte haben Lieferzeiten, Lizenzverträge haben Kündigungsfristen, Projekte haben Abhängigkeiten. Wer im Januar merkt, dass zwanzig Arbeitsplätze fällig sind, kauft im März — zum Tagespreis und ohne Verhandlung.

Der zweite Grund ist unangenehmer: Ein IT-Budget, das kurzfristig entsteht, ist immer ein Reparatur-Budget. Es finanziert das, was gerade kaputt ist, nie das, was den Betrieb weiterbringt. Wer die Runde im Herbst mit Zahlen betritt, verschiebt das Gespräch von „was muss weg“ zu „was bringt was“.

Woraus besteht ein IT-Budget wirklich?

Drei Blöcke, die man getrennt führen sollte — weil sie unterschiedlich beweglich sind.

1. Laufender Betrieb. Microsoft-365- und Fachanwendungs-Lizenzen, Betreuungspauschale oder eigene Personalkosten, Internet und Standortanbindung, Telefonie, Cloud- und Rechenzentrumskosten, Wartungsverträge. Dieser Block ist gut vorhersagbar — aber nicht konstant, siehe nächster Abschnitt.

2. Geplante Investitionen. Arbeitsplatzgeräte, Server und Speicher, Netzwerk und WLAN, Firewall, Telefonanlage, Bildschirme, Zutrittstechnik. Dieser Block folgt Lebensdauern und lässt sich deshalb Jahre im Voraus planen — wenn ein Inventar existiert.

3. Risikovorsorge. Backup und Wiederherstellung, Endpunktschutz, Cyberversicherung, Schulungen, Notfallübung, Reserve für Ungeplantes. Dieser Block wird am ehesten gestrichen — und ist der einzige, dessen Fehlen existenzbedrohend werden kann.

Wer alle drei in einer Zeile führt, kann in der Diskussion nicht argumentieren. Getrennt geführt sieht jeder sofort, dass eine Kürzung im dritten Block keine Einsparung ist, sondern eine Wette.

Was wird regelmäßig vergessen?

Fünf Posten, die in fast jedem ersten Entwurf fehlen:

• Lizenzpreissteigerungen. Software wird planmäßig teurer; die Erhöhungen bei Microsoft 365 haben wir in der Preisrunde 2026 eingeordnet. Wer mit den Vorjahreszahlen plant, plant zu niedrig.
• KI-Zusatzlizenzen. Copilot und vergleichbare Werkzeuge sind Aufpreis, nicht Bestandteil — die Entscheidungsgrundlage steht in Copilot: kaufen oder warten?.
• Der Gerätezyklus. Arbeitsplatzrechner halten typischerweise vier bis fünf Jahre. Ein Viertel des Bestands gehört also in jedes Budget — sonst kommt alle fünf Jahre eine Welle, die niemand einplanen kann. Zur Auslegung: Wie viel Rechner braucht ein Arbeitsplatz?
• Folgekosten von Projekten. Jede Einführung erzeugt dauerhaften Betrieb: Lizenzen, Wartung, Schulung. Die Projektsumme ist nur die Anzahlung.
• Compliance-Aufwände. NIS2, der Cyber Resilience Act und Nachweispflichten der Versicherer kosten Arbeitszeit und teilweise Technik.

Wie groß sollte das IT-Budget sein?

Es kursieren Faustformeln als Prozentsatz vom Umsatz. Sie taugen als grobe Plausibilitätsprüfung, mehr nicht — zwei Betriebe mit gleichem Umsatz können völlig unterschiedlich IT-lastig sein. Ein Handelsbetrieb mit fünf Büroarbeitsplätzen und ein Ingenieurbüro mit CAD-Arbeitsplätzen und Serverlandschaft haben nichts gemein außer der Umsatzzeile.

Belastbarer ist die Rechnung von unten:

• Bestand erfassen — wie viele Geräte, Server, Lizenzen, Standorte.
• Alter und Lebensdauer daneben schreiben.
• Ersatz auf die Jahre verteilen, statt Wellen zu erzeugen.
• Laufende Kosten aus den Verträgen übernehmen, mit Steigerung.
• Risikovorsorge als festen Anteil dazunehmen und nicht als Restgröße behandeln.

Diese Rechnung dauert einen halben Tag und ist in der Budgetrunde unangreifbar, weil sie nicht auf einer Meinung beruht, sondern auf einer Liste. Welche Größenordnung die laufende Betreuung ausmacht, steht in Was kostet professionelle IT-Betreuung?

Kaufen, mieten oder abonnieren?

Die Frage betrifft vor allem den Investitionsblock, und sie ist keine Glaubensfrage, sondern eine Liquiditätsfrage. Kauf bindet Kapital, ist über die Nutzungsdauer aber meist günstiger. Miete glättet die Ausgaben, macht den Austauschzyklus verbindlich und hält den Bestand jung — zum Preis eines Aufschlags.

In der Praxis fährt man oft gemischt: Arbeitsplatzgeräte im festen Zyklus mieten oder leasen, langlebige Infrastruktur wie Verkabelung, Netz und Zutritt kaufen. Die Abwägung mit Zahlen steht in Hardware kaufen oder mieten?; die steuerliche Seite in IT richtig abschreiben.

Wie machen Sie das Budget verteidigungsfähig?

Indem Sie jeden Posten mit einer Folge versehen statt mit einer Begründung. „Wir bräuchten neue Switche“ überzeugt niemanden. „Die Switche in Halle 2 sind neun Jahre alt und werden vom Hersteller nicht mehr mit Sicherheitsupdates versorgt; fällt einer aus, steht die Kommissionierung“ ist eine Entscheidungsvorlage.

Drei Formulierungen, die in Budgetrunden funktionieren:

• Was passiert, wenn nicht? Ausfallzeit, Haftung, Mehrarbeit — möglichst in Stunden und Euro.
• Was kostet das Verschieben? Manche Posten werden durch Warten teurer, andere nicht. Das zu trennen schafft Vertrauen.
• Was ist der Mindestumfang? Für jeden Posten eine abgespeckte Variante mitliefern — dann wird gekürzt statt gestrichen.

Was sollten Sie als Nächstes tun?

Beginnen Sie nicht mit Zahlen, sondern mit der Liste. Ein Inventar mit Anschaffungsjahr, erwarteter Lebensdauer und Ersatzjahr ist die Grundlage für jede weitere Diskussion — und es ist die Arbeit, die in der Budgetrunde nie jemand macht, weil sie im Oktober niemand mehr schafft.

Wenn Sie mit einer belastbaren Vorlage in die Runde gehen wollen: Wir erheben den Bestand, rechnen die nächsten drei Jahre durch und liefern das Ergebnis in einer Form, die Sie der Geschäftsleitung vorlegen können — mit Mindest- und Wunschvariante je Posten.