Microsoft 365 wird teurer: Was Sie jetzt bei Ihren Lizenzen prüfen sollten

Was hat Microsoft zum 1. Juli 2026 geändert?

Microsoft hat zum 1. Juli 2026 die Listenpreise für sieben gewerbliche Microsoft-365-Pläne angehoben. Die Spanne reicht von rund 16 Prozent bei Microsoft 365 Business Basic bis zu 33 Prozent beim Frontline-Plan F1 für Mitarbeitende ohne festen Schreibtisch. Betroffen sind sowohl die im Mittelstand beliebten Business-Pläne als auch Enterprise- und Frontline-Lizenzen — also praktisch jeder gängige Vertragstyp.

Parallel dazu hat Microsoft bereits seit Mai eine zweite Stellschraube gedreht: Copilot, die KI-Funktion in den Office-Apps, lässt sich in Word, Excel, PowerPoint und OneNote nur noch mit einer separaten, kostenpflichtigen Copilot-Lizenz nutzen. Was zwischenzeitlich als kostenloses Extra in einigen Plänen enthalten war, ist damit endgültig zum bezahlten Add-on geworden.

Für viele Unternehmen treffen also zwei Kosteneffekte gleichzeitig aufeinander — die höhere Grundgebühr und der Wegfall der kostenlosen KI. Und beide tauchen nicht mit einem Schlag auf, sondern schleichend in den laufenden Rechnungen, sobald der jeweilige Vertrag verlängert wird. Genau das macht die Erhöhung tückisch: Sie fällt oft erst auf, wenn sie schon greift.

Warum erhöht Microsoft ausgerechnet jetzt die Preise?

Der offizielle Grund lautet: gestiegener Funktionsumfang, vor allem durch KI. Microsoft steckt seit zwei Jahren enorme Summen in Copilot und die dahinterliegende Rechenleistung — und holt dieses Geld nun über die Basispreise wieder herein. Für Sie als Kunde ist die Botschaft unbequem, aber klar: KI wird nicht mehr obendrauf verkauft, sie wird in den Grundpreis eingerechnet.

Das Muster ist nicht neu. Schon die Broadcom-Übernahme von VMware hat gezeigt, wie schnell etablierte Software teurer werden kann, wenn ein Anbieter sein Lizenzmodell umbaut (mehr dazu in unserem Beitrag VMware abgelöst: Hyper-V als Alternative). Solche Preisrunden folgen einer einfachen Logik: Wo ein Anbieter tief im Tagesgeschäft verankert ist, lässt sich ein Aufschlag leichter durchsetzen.

Und genau das ist bei Microsoft 365 der Fall: Für die meisten Mittelständler hängt das komplette Tagesgeschäft daran — E-Mail, Dokumente, Teams, SharePoint. Einfach den Anbieter wechseln ist hier selten realistisch und selten sinnvoll. Umso wichtiger ist es, an den Stellschrauben zu drehen, die Sie tatsächlich in der Hand haben — statt den Aufschlag stillschweigend hinzunehmen.

Wie stark trifft Sie die Erhöhung konkret?

Das hängt fast vollständig von Ihrem Lizenzmix ab. Ein Beispiel zum Rechnen: Ein Unternehmen mit 50 Business-Basic-Lizenzen zahlt bei rund 16 Prozent Aufschlag pro Jahr eine spürbare vierstellige Summe mehr — ohne dass sich am Funktionsumfang für die Mitarbeitenden irgendetwas ändert. Bei einem größeren Anteil an Frontline-F1-Lizenzen (typisch in Produktion, Logistik oder Handel) fällt der Sprung mit bis zu 33 Prozent deutlich heftiger aus.

Zwei Dinge machen den Effekt oft größer als gedacht. Erstens die Jahresbindung: Viele 365-Verträge laufen mit zwölfmonatiger Verpflichtung, der neue Preis greift also spätestens zur nächsten Verlängerung vollständig — planbar, aber unausweichlich. Zweitens der schleichende Lizenz-Wildwuchs: über die Jahre gewachsene Bestände, in denen Karteileichen, zu hohe Plan-Stufen und doppelte Add-ons stecken.

In der Praxis sehen wir das immer wieder — Lizenzen für längst ausgeschiedene Mitarbeitende, teure Premium-Pläne für Menschen, die nur Mail und Kalender nutzen, und Zusatzprodukte, die niemand mehr kennt. Der beste Zeitpunkt, diesen Bestand kritisch anzuschauen, ist genau eine Preisrunde wie diese: Hier liegt Ihr eigentlicher Hebel.

Wie senken Sie Ihre Microsoft-365-Kosten jetzt?

Am schnellsten wirkt ein ehrlicher Lizenz-Audit. Die häufigsten Sparhebel im Mittelstand:

• Karteileichen entfernen: Lizenzen ausgeschiedener Mitarbeitender oder ungenutzter Testkonten laufen erstaunlich oft weiter und kosten Monat für Monat.
• Plan-Stufe anpassen: Nicht jeder braucht Business Premium. Wer nur Mail und Office nutzt, ist mit Basic oder Standard richtig — teurere Premium-Lizenzen bleiben denen vorbehalten, die die enthaltenen Sicherheits- und Geräte-Funktionen wirklich brauchen.
• Frontline gezielt einsetzen: Für Beschäftigte ohne festen PC-Arbeitsplatz sind Frontline-Lizenzen trotz Aufschlag meist noch die günstigste passende Option — falsch zugeordnet werden sie aber schnell zur Kostenfalle.
• Copilot nicht mit der Gießkanne: Statt jede Lizenz mit Copilot auszustatten, lohnt ein kleiner Pilotkreis, der den Nutzen erst belegt.

Eine strukturierte Anleitung dazu finden Sie in unserem Beitrag Zahlen Sie zu viel für Microsoft-365-Lizenzen?. Häufig lassen sich damit Einsparungen erzielen, die den aktuellen Aufschlag ganz oder teilweise auffangen — die Erhöhung wird so vom Ärgernis zum Anlass, endlich aufzuräumen.

Lohnt sich Copilot jetzt überhaupt noch?

Copilot kann echte Zeit sparen — aber jetzt, wo es Geld kostet, muss sich der Nutzen belegen lassen. Die ehrliche Antwort: Es kommt auf den Arbeitsplatz an. In Rollen mit viel Text-, Auswertungs- und Präsentationsarbeit — Vertrieb, Backoffice, Geschäftsleitung — amortisiert sich eine Copilot-Lizenz schneller als in Rollen, die die Office-Apps kaum öffnen.

Unser Rat: erst messen, dann ausrollen. Statten Sie einen kleinen, repräsentativen Kreis für ein bis zwei Monate aus und schauen Sie konkret hin: Wo wird wirklich Zeit gespart, wo bleibt es beim Spielerei-Effekt? Wie ein solcher Pilot im Mittelstand aussieht, haben wir in Lohnt sich Microsoft 365 Copilot im Mittelstand? durchgespielt. So zahlen Sie Copilot dort, wo es sich rechnet — und nicht pauschal für alle.

Was sollten Sie als Nächstes tun?

Fassen wir zusammen: Die Preise steigen, Copilot kostet extra, und beides läuft nach und nach in Ihre Verträge. Der Aufschlag lässt sich nicht wegverhandeln — aber Ihr Lizenzbestand lässt sich fast immer optimieren. Wer jetzt aufräumt, gleicht die Erhöhung in vielen Fällen ganz oder teilweise aus, ohne dass jemand an Funktion verliert.

Genau hier stehen wir an Ihrer Seite: Wir schauen uns Ihren Microsoft-365-Bestand gemeinsam an, finden ungenutzte und überdimensionierte Lizenzen, ordnen Frontline- und Copilot-Lizenzen richtig zu und richten den Mix passgenau auf Ihren tatsächlichen Bedarf aus — verständlich und ohne Fachchinesisch. Einen Überblick über unser Angebot finden Sie auf unserer Lösungsseite Microsoft 365.