E-Rechnungspflicht 2027: Was Ihre Buchhaltung jetzt können muss

Wer muss ab wann was können?

Die Pflichten kommen gestaffelt — und die erste gilt längst:

• Seit 1. Januar 2025: Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können. Das gilt ohne Umsatzgrenze und ohne Übergangsfrist.
• Ab 1. Januar 2027: Ausstellungspflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz — für inländische B2B-Umsätze.
• Ab 1. Januar 2028: Ausstellungspflicht für alle übrigen inländischen B2B-Umsätze.

Wichtig, weil es die häufigste Fehlannahme ist: Eine PDF-Rechnung per Mail ist keine E-Rechnung. Verlangt wird ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931 — in Deutschland üblich als XRechnung oder ZUGFeRD. Ein PDF ist ein Bild für Menschen; eine E-Rechnung ist ein Datensatz für Maschinen. ZUGFeRD verbindet beides in einer Datei.

Eine Studie des Verbands elektronische Rechnung vom September zeichnet dabei ein deutliches Bild: Eine große Mehrheit der Befragten hält Deutschlands Vorbereitung für mangelhaft, und kleinere Unternehmen liegen spürbar hinter den großen zurück.

Warum ist das kein reines Buchhaltungsthema?

Weil die Rechnung am Ende einer Kette steht. Wer nur das Rechnungsprogramm umstellt, merkt erst im Januar, dass die Kette davor nicht mitkommt:

• Stammdaten. Eine strukturierte Rechnung verlangt saubere Pflichtfelder — vollständige Anschriften, Steuernummern, Leitweg-Informationen bei öffentlichen Auftraggebern. Was heute im Freitextfeld steht, muss künftig an der richtigen Stelle stehen.
• Warenwirtschaft und Fachanwendung. Kann Ihr System das Format überhaupt erzeugen, oder braucht es ein Update, ein Modul oder einen Versionssprung?
• Der Versandweg. Mail, Portal, Schnittstelle — je Kunde unterschiedlich. Große Auftraggeber geben den Weg vor.
• Der Eingang. Rechnungen kommen künftig als Datensatz herein und müssen automatisiert in Ihre Prüfung und Freigabe laufen, sonst entsteht Mehrarbeit statt weniger.
• Archivierung. Aufzubewahren ist der strukturierte Datensatz im Original, nicht ein Ausdruck oder eine PDF-Ansicht davon.

Die Umstellung berührt damit dieselben Systeme wie jedes andere Fachanwendungs-Projekt — und braucht denselben Vorlauf.

Was gilt bei der Archivierung?

Hier entstehen die Befunde, die später in Prüfungen auffallen. Drei Punkte:

Das Original ist der Datensatz. Bei ZUGFeRD ist die eingebettete XML-Datei die Rechnung, nicht das sichtbare PDF. Wer nur den Ausdruck ablegt, hat die Rechnung nicht aufbewahrt.

Unveränderbar und auffindbar. Die Ablage muss revisionssicher sein — nachträgliche Änderungen ausgeschlossen, Auffinden in angemessener Zeit möglich. Ein Ordner auf dem Dateiserver erfüllt das in aller Regel nicht.

Aufbewahrungsfrist. Für Rechnungen als Buchungsbelege gilt seit der Verkürzung durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz eine Frist von acht Jahren. Weil es hier Übergangskonstellationen gibt, ist das der Punkt, den Sie mit Ihrem Steuerberater abstimmen sollten — nicht mit Ihrer IT.

Praktisch heißt das für die meisten Betriebe: ein Dokumentenmanagement- oder Archivsystem, das mit dem Rechnungsprogramm verbunden ist. Das ist der größte Einzelposten der Umstellung — und gehört deshalb in die Budgetplanung 2027.

Wann sollten Sie anfangen?

Wenn Sie über der 800.000-Euro-Grenze liegen: jetzt. Nicht wegen des Formats, sondern wegen der Wartezeiten. Softwarehäuser bearbeiten im vierten Quartal 2026 alle Kunden gleichzeitig — wer im November anfragt, steht hinten.

Ein realistischer Fahrplan:

• Bis Ende Oktober: Betroffenheit klären (Vorjahresumsatz, Anteil B2B) und beim Hersteller Ihrer Warenwirtschaft schriftlich nachfragen, ab welcher Version das Ausstellen unterstützt wird und was es kostet.
• November: Entscheiden, budgetieren, Archivierung mitdenken.
• Erstes Quartal 2027 — besser davor: Umstellen und einen echten Testlauf machen: eine Rechnung an einen kooperativen Kunden senden und sich bestätigen lassen, dass sie bei ihm sauber einläuft.

Wenn Sie erst 2028 dran sind, gilt derselbe Fahrplan — ein Jahr später. Mitnehmen sollten Sie trotzdem schon jetzt, dass Sie empfangen können müssen; diese Pflicht gilt bereits.

Was Sie sich dabei sparen können

Zwei verbreitete Umwege, die mehr kosten als sie helfen.

Die Insellösung. Ein separates Werkzeug, das E-Rechnungen erzeugt, aber nicht mit der Warenwirtschaft spricht, bedeutet doppelte Erfassung — dauerhaft. Das rechnet sich nie und schafft genau die Art von Parallelwelt, die später niemand mehr pflegt (siehe Schatten-IT).

Der Dienstleister ohne Vertrag. Wer das Rechnungsversenden auslagert, gibt Kunden- und Umsatzdaten heraus. Das braucht einen Auftragsverarbeitungsvertrag und eine Prüfung des Anbieters — die Kriterien stehen in Datenleck beim Dienstleister.

Und ein Hinweis für Transport- und Logistikbetriebe: Dort trifft die E-Rechnung auf weitere Fristen, die in denselben Jahren greifen. Der Überblick dazu steht in Müssen Logistiker per Gesetz digitalisieren?

Was sollten Sie als Nächstes tun?

Beantworten Sie diese Woche zwei Fragen: Lagen wir im Vorjahr über 800.000 Euro Umsatz? und Kann unsere Warenwirtschaft XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen — schriftlich bestätigt vom Hersteller?

Die erste Frage beantwortet die Steuerberatung in fünf Minuten. Die zweite dauert erfahrungsgemäß zwei bis vier Wochen — deshalb sollte die Anfrage heute raus und nicht im November.

Wenn Sie die Umstellung nicht selbst koordinieren wollen — das ist eine klassische Aufgabe für einen CIO auf Zeit: Wir klären mit Ihren Softwarehäusern, was möglich ist, bringen Warenwirtschaft, Versandweg und Archivierung zusammen und begleiten den Testlauf, bevor die Frist ihn erzwingt. Den laufenden Betrieb danach übernehmen wir in der Betreuung.