Müssen Logistiker per Gesetz digitalisieren? Was bis 2028 wirklich Pflicht wird

Gibt es eine gesetzliche Digitalisierungspflicht für Logistiker?

Kurz: Nein — es gibt kein Gesetz mit diesem Namen. Niemand schreibt Speditionen vor, „digital zu werden“. Wer darauf wartet, dass eine einzelne Vorschrift kommt, wird sie nicht finden.

Der Druck entsteht anders: durch vier voneinander unabhängige Regelwerke, die zufällig in denselben Jahren greifen und zusammen kaum noch analog erfüllbar sind. Das sind die E-Rechnungspflicht, die EU-Verordnung zu elektronischen Frachtbeförderungsinformationen (eFTI), die NIS2-Sicherheitsanforderungen und der digitale Tachograph.

Für die Praxis läuft das aufs Gleiche hinaus wie eine Pflicht — nur dass es keinen einzelnen Stichtag gibt, den man sich im Kalender anstreichen könnte, sondern mehrere gestaffelte.

E-Rechnung: Was gilt ab wann?

Das ist die Vorschrift mit der breitesten Wirkung, denn sie betrifft jedes inländische Unternehmen — auch die kleine Spedition mit fünf Fahrzeugen:

• Seit 1. Januar 2025: Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können. Das gilt bereits.
• Ab 1. Januar 2027: Ausstellungspflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz.
• Ab 1. Januar 2028: Ausstellungspflicht für alle inländischen B2B-Umsätze.

Wichtig: Eine PDF-Rechnung per Mail ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Verlangt wird ein strukturiertes Format nach der europäischen Norm EN 16931 — in Deutschland üblich als XRechnung oder ZUGFeRD. Der Unterschied ist entscheidend: Ein PDF ist ein Bild für Menschen, eine E-Rechnung ist ein Datensatz für Maschinen.

eFTI: Werden digitale Frachtpapiere Pflicht?

Hier lohnt Genauigkeit, weil das Thema oft falsch dargestellt wird. Die EU-Verordnung 2020/1056 verpflichtet ab 9. Juli 2027 die Behörden dazu, elektronische Frachtinformationen zu akzeptieren, wenn Unternehmen sie im vorgesehenen Format bereitstellen. Das ist eine Pflicht für die Kontrollseite — nicht für Sie.

Die Papierform bleibt erlaubt. Sie müssen also nicht auf den elektronischen Frachtbrief umstellen. Aber die Verordnung schafft erstmals einen verlässlichen Rahmen, in dem der eCMR und andere digitale Nachweise durchgängig funktionieren.

Der eigentliche Druck kommt deshalb nicht vom Gesetzgeber, sondern von der Auftraggeberseite: Sobald große Verlader digital abwickeln, wird die Papierspedition zum Sonderfall — und Sonderfälle bekommen weniger Aufträge. Das ist derselbe Mechanismus, den wir aus der Lieferkette bei Sicherheitsanforderungen kennen.

NIS2 und Tachograph: Was gilt für Transportbetriebe?

NIS2 erfasst den Sektor Verkehr und Transport ausdrücklich. Betroffen sind grob Unternehmen ab etwa 50 Mitarbeitenden oder 10 Millionen Euro Umsatz in diesem Sektor — für sie gelten Registrierungs-, Risikomanagement- und Meldepflichten. Und selbst wer darunter liegt, bekommt die Anforderungen über die Lieferkette von größeren Auftraggebern weitergereicht. Die Details dazu in NIS2 für den Mittelstand; wie ernst die Fristen genommen werden, zeigte zuletzt die verstrichene Registrierungsfrist.

Der digitale Tachograph ist demgegenüber der unstrittigste Punkt: Er ist im gewerblichen Güterverkehr längst vorgeschrieben, inklusive Nachrüstfristen für Fahrzeuge im grenzüberschreitenden Verkehr. Er ist gewissermaßen die erzwungene Digitalisierung, die im Fuhrpark bereits stattgefunden hat — und ein gutes Argument gegen die Annahme, so etwas komme nie.

Was heißt das praktisch für Ihren Betrieb?

Vier Bausteine, die in dieser Reihenfolge sinnvoll sind:

• E-Rechnung zuerst: Die Empfangsfähigkeit gilt bereits, die Ausstellung kommt 2027/2028. Das ist der konkreteste und am wenigsten verhandelbare Punkt.
• Stammdaten und Prozesse aufräumen: Digitale Abläufe scheitern selten an der Software, sondern an uneinheitlichen Kunden-, Artikel- und Tarifdaten.
• Sicherheitsniveau anheben: Multi-Faktor-Authentifizierung, geprüfte Backups, Erkennung — nötig für NIS2, für die Cyberversicherung und schlicht für den Betrieb.
• Anschlussfähigkeit sichern: Schnittstellen zu Verladern und Portalen, damit Sie mitspielen können, wenn Auftraggeber digital abwickeln.

Was sollten Sie als Nächstes tun?

Die verbreitete Fehlannahme lautet: „Solange kein Gesetz mich zwingt, warte ich ab.“ Tatsächlich ist der wirksamste Zwang nicht der Gesetzgeber, sondern der Auftraggeber — und der wartet nicht bis 2028.

Der pragmatische Einstieg ist deshalb kein Digitalisierungsprojekt, sondern eine nüchterne Bestandsaufnahme: Was fordern Ihre größten Kunden bereits heute? Wo entstehen die meisten manuellen Handgriffe? Welche Frist trifft Sie zuerst? Daraus wird ein Fahrplan über zwei Jahre statt eines Kraftakts kurz vor Toresschluss.

Genau das machen wir mit Ihnen: Wir ordnen die Fristen für Ihren Betrieb ein, priorisieren nach tatsächlichem Nutzen und setzen Schritt für Schritt um — ohne dass der Fuhrpark davon etwas mitbekommt.