Löschkonzept

Was regelt ein Löschkonzept?

Ein Löschkonzept legt strukturiert fest, welche Daten unter welchen Bedingungen und nach welchen Fristen gelöscht werden. Es setzt die Vorgabe der DSGVO um, personenbezogene Daten nicht länger als nötig aufzubewahren.

Dazu werden Datenarten in Kategorien eingeteilt und mit Löschregeln versehen: Der Startpunkt einer Frist, ihre Dauer und der konkrete Löschvorgang werden definiert. So wird aus dem abstrakten Grundsatz der Speicherbegrenzung ein nachvollziehbarer, wiederholbarer Prozess statt einer Einzelfallentscheidung.

Wie hängt ein Löschkonzept mit der Aufbewahrungspflicht zusammen?

Ein Löschkonzept darf nicht blind löschen. Es muss gesetzliche Aufbewahrungspflichten berücksichtigen, die für viele Unterlagen mehrjährige Mindestfristen vorschreiben.

Die Logik ist: Daten werden gelöscht, sobald der ursprüngliche Zweck entfallen ist und keine Aufbewahrungspflicht mehr besteht. Erst dann greift die Löschregel. So bringt das Konzept zwei gegenläufige Anforderungen in Einklang — die Pflicht zur Aufbewahrung und die Pflicht zur Löschung. Auch Backups und Archive müssen in die Löschlogik einbezogen werden.

Worauf sollte man bei einem Löschkonzept achten?

Das größte Risiko ist ein Konzept, das nur auf dem Papier existiert. Löschregeln müssen technisch tatsächlich umgesetzt und überprüfbar sein.

Vergessen Sie nicht versteckte Datenbestände: Backups, Archive, Protokolle und Kopien in Cloud-Diensten enthalten oft dieselben personenbezogenen Daten. Definieren Sie klare Verantwortlichkeiten und dokumentieren Sie durchgeführte Löschungen, damit sie nachweisbar sind. Regelmäßige Kontrolle stellt sicher, dass das Konzept mit veränderten Systemen und neuen Datenarten Schritt hält.