Aufbewahrungspflicht

Welche Unterlagen unterliegen der Aufbewahrungspflicht?

Die Aufbewahrungspflicht betrifft vor allem steuer- und handelsrechtlich relevante Unterlagen. Dazu zählen Buchungsbelege, Rechnungen, Jahresabschlüsse, Geschäftsbriefe und Verträge.

Für unterschiedliche Dokumentarten gelten unterschiedliche Fristen, die mehrere Jahre umfassen können. Während dieser Zeit müssen die Unterlagen vollständig, lesbar und unveränderbar verfügbar bleiben. Das gilt ausdrücklich auch für digitale Belege: Eine E-Mail-Rechnung oder ein elektronischer Vertrag unterliegt denselben Anforderungen wie ein Papierdokument.

Wie wirkt sich die Aufbewahrungspflicht auf IT und Backup aus?

Aufbewahrungspflichtige Daten müssen über Jahre revisionssicher gespeichert werden — also so, dass sie nicht nachträglich unbemerkt geändert oder gelöscht werden können.

Ein gewöhnliches Backup erfüllt das nicht automatisch, denn es dient der schnellen Wiederherstellung, nicht der dauerhaften, unveränderbaren Ablage. Dafür ist eine eigene Archivierung nötig, oft ergänzt um ein unveränderbares Speichermedium. Wichtig ist außerdem, dass aufbewahrungspflichtige Daten nicht versehentlich durch ein Löschkonzept entfernt werden.

Aufbewahrungspflicht vs. Löschpflicht — wie passt das zusammen?

Beide Pflichten ziehen scheinbar in entgegengesetzte Richtungen: Die Aufbewahrungspflicht verlangt, Unterlagen über Jahre zu behalten. Die DSGVO verlangt, personenbezogene Daten nicht länger als nötig zu speichern.

Der Ausgleich gelingt über ein durchdachtes Löschkonzept, das gesetzliche Aufbewahrungsfristen berücksichtigt. Daten werden erst gelöscht, wenn keine Aufbewahrungspflicht mehr besteht. So lassen sich beide Anforderungen erfüllen, ohne gegen eine der beiden zu verstoßen.