Lizenzmanagement

Wie funktioniert Lizenzmanagement?

Lizenzmanagement erfasst, welche Software im Unternehmen genutzt wird, welche Lizenzen dafür vorhanden sind und wie viele davon tatsächlich gebraucht werden. Es gleicht Soll und Ist laufend ab.

Aus diesem Abgleich ergibt sich, ob zu wenige Lizenzen vorhanden sind oder Geld für ungenutzte Lizenzen verbrannt wird. Gerade bei Cloud-Abos wie Microsoft 365, die monatlich pro Nutzer abgerechnet werden, summieren sich überflüssige Lizenzen schnell.

Warum ist Lizenzmanagement wichtig?

Software ist rechtlich geschützt. Wer mehr Installationen betreibt als lizenziert, riskiert bei einem Audit des Herstellers Nachzahlungen und Strafen. Wer zu viel kauft, verschwendet Budget.

• Rechtssicherheit gegenüber Hersteller-Audits
• Kostenersparnis durch Aufdecken ungenutzter Lizenzen
• Bessere Planung bei Wachstum oder Personalwechsel
• Überblick über auslaufende Verträge und Verlängerungen

Unter- vs. Überlizenzierung – was ist gefährlicher?

Beide kosten Geld, auf unterschiedliche Weise. Unterlizenzierung bedeutet, dass mehr genutzt wird als bezahlt. Sie ist ein rechtliches Risiko und kann bei einem Audit teure Nachforderungen auslösen.

Überlizenzierung bedeutet, dass bezahlte Lizenzen brachliegen. Das ist kein rechtliches Problem, aber eine dauerhafte Geldverschwendung. Gutes Lizenzmanagement vermeidet beides, indem es den Bestand regelmäßig am tatsächlichen Bedarf ausrichtet.