Whitepaper · IT-Budget
Wie Sie Ihre IT-Kosten in sieben Blöcke gliedern, den Geräteersatz gleichmäßig verteilen, Lizenzpreise und Abschreibung richtig einplanen und zwischen Kauf und Miete entscheiden. Mit einer Budgetvorlage für drei Jahre, einem offen gerechneten Beispiel für 30 Arbeitsplätze und einer Checkliste in zwölf Punkten.
Das erwartet Sie
Geschrieben von den Menschen, die diese Projekte täglich umsetzen — praxisnah, ohne Fachchinesisch und mit Vorlagen, die Sie direkt verwenden können. Mehr zum Thema: IT-Budget 2027 planen.
Was Sie mitnehmen
Sieben Kostenblöcke plus Reserve, getrennt nach laufenden und einmaligen Kosten – auf einer Seite.
Erfahrungswerte für Lebenszyklen und eine einfache Regel, wie Sie den Geräteersatz gleichmäßig verteilen.
Was das BMF-Schreiben zur Nutzungsdauer umfasst und wie Sie Kauf, Miete und Leasing je Geräteklasse abwägen.
Eine Budgetvorlage für drei Jahre mit offengelegten Annahmen für 30 Arbeitsplätze und zwölf Prüfpunkte.
FAQ
Eine seriöse Pauschalzahl gibt es nicht, weil sich Betriebe in Ausstattung, Fachsoftware und Sicherheitsanforderungen stark unterscheiden. Belastbarer ist die Rechnung von unten: Bestand erfassen, Lebenszyklen und Verträge daneben schreiben, Ersatz auf die Jahre verteilen und Preissteigerungen einrechnen. Die Kennzahl IT-Kosten pro Arbeitsplatz hilft Ihnen dann vor allem beim Vergleich mit Ihren eigenen Vorjahren.
Nach dem BMF-Schreiben vom 22. Februar 2022 kann für Computerhardware und Software zur Dateneingabe und -verarbeitung eine Nutzungsdauer von einem Jahr angesetzt werden; die Finanzverwaltung beanstandet nicht, wenn die Abschreibung im Anschaffungsjahr in voller Höhe erfolgt. Es handelt sich nicht um eine Sofortabschreibung, die Geräte gehören weiterhin ins Bestandsverzeichnis. Firewalls, Switches oder Server im Rack-Format fallen nicht unter die Definition. Ob und wie die Regel in Ihrem Fall greift, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung.
Über die gesamte Laufzeit ist der Kauf meist günstiger, weil in der Miete Finanzierung, Risiko und oft Service eingepreist sind. Die Miete schont dafür die Liquidität und macht den Austausch nach festem Zyklus verbindlich. Rechnen Sie beide Varianten für dieselbe Laufzeit durch und entscheiden Sie je Geräteklasse; die steuerliche Wirkung sollte Ihre Steuerberatung bestätigen.
Planen Sie Lizenzen nicht mit den Vorjahreszahlen, sondern mit Anzahl, aktuellem Preis und Verlängerungstermin. Prüfen Sie die Ankündigungen Ihrer Hersteller – Microsoft etwa hat am 4. Dezember 2025 Preisanpassungen für mehrere Microsoft-365-Pläne zum 1. Juli 2026 angekündigt. Für Steigerungen, die noch nicht bekannt sind, setzen Sie eine eigene, offen benannte Annahme an.
Die Höhe der Reserve ist eine Entscheidung der Geschäftsführung und hängt davon ab, wie gut Inventar und Verträge erfasst sind und wie stark Ihr Unternehmen wächst. Im Rechenbeispiel des Whitepapers setzen wir bewusst 10 Prozent als offen benannte Annahme an. Wichtig ist, die Reserve als eigene Zeile zu führen, damit sichtbar bleibt, wofür sie gedacht ist.
Wir schauen gemeinsam auf Ihre Geräte, Lizenzen und Verträge und zeigen, welche Posten in Ihr Budget der nächsten drei Jahre gehören – kostenlos und unverbindlich.
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