E-Rechnung im Mittelstand: Pflichten, Fristen und was Ihre IT braucht

Empfangen können muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025. Für das Ausstellen gelten Übergangsregeln: Bis Ende 2026 dürfen alle Unternehmen noch Papier- oder PDF-Rechnungen verschicken. Im Jahr 2027 gilt diese Erleichterung nur noch, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug. Ab dem 1. Januar 2028 sind inländische B2B-Rechnungen grundsätzlich als E-Rechnung auszustellen.

Nein. Eine PDF-Datei ohne eingebetteten Datensatz ist umsatzsteuerlich eine sonstige Rechnung. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, in Deutschland meist als XRechnung oder als ZUGFeRD-Rechnung ab Version 2.0.1. ZUGFeRD verbindet beides: Die PDF-Datei enthält die Rechnungsdaten als eingebettete XML-Datei, die bei Abweichungen maßgeblich ist.

Zulässig ist ZUGFeRD ab Version 2.0.1 mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL, weil diese nicht alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben enthalten. Geeignet sind die Profile BASIC, EN 16931, EXTENDED und XRECHNUNG. Für die meisten Geschäftskunden ist das Profil EN 16931 ein pragmatischer Standard.

Rechnungen und Buchungsbelege sind seit der Verkürzung durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Ende des Ausstellungsjahres. Aufbewahrt wird der strukturierte Datensatz unverändert in seiner ursprünglichen Form, maschinell auswertbar. Die Frist kann sich verlängern, solange Unterlagen für eine offene Steuerfestsetzung von Bedeutung sind; stimmen Sie die Einzelheiten mit Ihrer Steuerberatung ab.

Nein. Eine Datensicherung ist eine Momentaufnahme für den Schadensfall und verhindert keine Änderungen im laufenden Bestand. Für die Buchführung verlangen die GoBD eine unveränderbare, vollständige und auffindbare Ablage mit Bezug zur Buchung. Dafür brauchen Sie ein revisionssicheres Archiv – das seinerseits natürlich ebenfalls gesichert werden sollte.