RPA

Wie funktioniert RPA?

Robotic Process Automation, kurz RPA, setzt Software-Roboter ein, die feste Abläufe genau so ausführen wie ein Mensch an der Oberfläche der Programme. Sie klicken, kopieren Daten und füllen Felder, nur ohne Pause und ohne Tippfehler.

Ein RPA-Bot folgt dabei klaren Regeln: Daten aus System A lesen, prüfen und in System B übertragen. Er entscheidet nicht eigenständig, sondern arbeitet einen vorher definierten Ablauf ab.

Weil RPA an der Bedienoberfläche ansetzt, verbindet es auch Anwendungen, die sonst keine Schnittstelle teilen. Das spart aufwendige Eingriffe in die Altsysteme.

Warum setzen Unternehmen RPA ein?

RPA übernimmt monotone, regelbasierte Tätigkeiten, die viel Zeit kosten und fehleranfällig sind. Das senkt Bearbeitungsfehler und gibt Mitarbeitenden Zeit für Anspruchsvolleres.

Geeignete Aufgaben sind:

• Daten zwischen Systemen übertragen
• Rechnungen und Formulare erfassen
• Standardberichte erstellen und versenden
• Stammdaten anlegen und pflegen

Voraussetzung ist ein klar definierter, gleichbleibender Ablauf mit eindeutigen Regeln. Ändern sich die Schritte ständig, eignet sich der Vorgang nicht für RPA.

RPA vs. künstliche Intelligenz

RPA und künstliche Intelligenz werden oft zusammen genannt, lösen aber unterschiedliche Aufgaben. RPA führt feste Regeln aus und trifft keine eigenen Entscheidungen.

KI dagegen verarbeitet unscharfe Eingaben wie Texte oder Bilder und leitet daraus Bewertungen ab. Sie kommt mit Fällen zurecht, die keine starre Regel abdeckt.

In der Praxis ergänzen sie sich: KI liest und versteht etwa ein Dokument, RPA übernimmt anschließend die regelbasierte Weiterverarbeitung. Diese Kombination wird oft intelligente Automatisierung genannt.